FAQ

Voluntarium est un outil de gestion de bénévoles spécialement conçu pour les structures gérant des bénévoles de manière récurrente, (salles de spectacle, associations…), simplifiant l’organisation des événements, la communication entre organisateurs et bénévoles et facilitant la vie communautaire des bénévoles.

Voluntarium est adapté aux salles de concert, théâtres, salles de spectacles, festivals et associations qui souhaitent gérer efficacement leur équipe bénévole et leurs événements.

Voluntarium simplifie la gestion des bénévoles avec un outil centralisé. Contrairement à un tableur ou un groupe Facebook, il permet :

• Une inscription autonome aux événements.
• Un suivi en temps réel des effectifs et missions.
• Une meilleure organisation grâce aux rôles et permissions.
• Une communication efficace avec les bénévoles via notifications et mails intégrés.

Voluntarium fonctionne comme une Progressive Web App (PWA), ce qui signifie qu’il peut être installé comme une application native sur smartphone, tablette et ordinateur, sans téléchargement depuis un store.

Oui, bien sûr ! Il est possible de planifier une démonstration en visio et d’accéder à un environnement de test pour voir si l’outil répond à vos besoins.

Non, Voluntarium peut s’utiliser sous forme de site web, directement dans votre navigateur.

Voluntarium peut également s’installer directement sur votre écran d’accueil d’ordinateur ou de mobile, sans téléchargement fastidieux, grâce à la technologie PWA. Un simple clic sur la notification vous proposant l’installation à l’arrivée sur l’application est nécessaire.

Oui, Voluntarium a été conçu spécifiquement pour être intuitif et facile à prendre en main, même pour les utilisateurs peu familiers avec les nouvelles technologies.

Voluntarium permet notamment la création et la gestion d’événements, l’inscription autonome des bénévoles, le partage facile de documents, la publication d’actualités, et intègre une bibliothèque média, un système de suggestions collaboratif vous permettant de proposer des évolutions pour l’application.

Créer un événement est simple :

1. Définissez un nom, une description et une date.
2. Ajoutez les postes nécessaires (ex : accueil, billetterie, bar).
3. Indiquez le nombre de bénévoles requis par poste.
4. Ouvrez les inscriptions pour permettre aux bénévoles de s’inscrire.

Vos bénévoles ont un accès personnel où ils peuvent consulter les événements ouverts et s’inscrire aux postes disponibles en quelques clics, Voluntarium est accessible sur tous leurs appareils !

Si vous préférez avoir un control total sur les inscriptions, il est également possible dans les paramètres de n’autoriser que les administrateurs à inscrire les bénévoles, dans quel cas ces derniers sont simplement notifiés de leurs inscriptions.

À l’inverse, si l’organisation de votre équipe s’y prête, vous pouvez autoriser vos bénévoles non seulement à s’inscrire eux-mêmes, mais aussi à inscrire d’autres bénévoles. Cela peut permettre à certains bénévoles peu à l’aise avec la technologie de se faire inscrire par un camarade.

Oui, bien entendu, chaque poste a un nombre de places limitées. Une fois atteint, l’inscription n’est plus possible (sauf si un administrateur libère des places supplémentaires).

Par défaut, ce n’est pas possible, mais cette option peut être activée depuis l’administration. Vous pouvez ainsi offrir davantage de flexibilité à vos bénévoles selon vos besoins. Idéal pour les petites équipes, ou un même bénévole occupe parfois plusieurs postes lors d’un même évènement.

Oui, Voluntarium permet d’envoyer rapidement des notifications par e-mail aux bénévoles inscrits, idéal pour transmettre des informations importantes ou des changements de dernière minute.

Oui, vous pouvez ajouter votre logo, personnaliser les couleurs et configurer l’accueil et adapter les contenus à votre image afin que l’application reflète parfaitement l’identité de votre structure.

Voluntarium intègre un module Documents où vous pouvez créer des catégories, héberger des fichiers et les rendre facilement accessibles à vos bénévoles depuis une interface dédiée.

Oui, un module Actualités dédié vous permet de communiquer facilement et régulièrement, avec possibilité d’envoyer des notifications par email aux bénévoles avec un simple clic sur un bouton après la publication de l’actualité.

Voluntarium est proposé sous forme d’un abonnement unique à 50€ / mois, incluant :

• L’accès à 100% des fonctionnalités sans restriction.
• Les mises à jour régulières et nouveaux modules.
• Le support technique et l’espace de suggestions.

Des informations précises sont disponibles sur le tableau tarifaire.

Non, la tarification est transparente : aucun frais caché, aucune limitation sur le nombre d’utilisateurs ou d’événements. Tout est inclus dans la formule unique.

Pour l’instant, les règlements s’effectuent uniquement par virement. Si vous avez des besoins spécifiques en matière de règlement, n’hésitez pas à l’exprimer via le formulaire de contact.

Non, vous pouvez choisir entre un paiement mensuel, trimestriel ou annuel selon votre préférence.

Voluntarium propose une infrastructure sécurisée, avec des sauvegardes régulières et une disponibilité garantie de 99,9 %. Vos données sont protégées à tout moment, et l’accès est impossible sans un compte utilisateur valide.

Voluntarium respecte les bonnes pratiques en matière de protection des données. Les informations personnelles sont accessibles uniquement aux administrateurs ayant les permissions nécessaires.

Les données de Voluntarium sont hébergées en France, sur les serveurs d’AWS.

Oui, des sauvegardes journalières sont effectuées vers le service d’AWS « S3 », l’un des système de stockage les plus robustes existant actuellement.

La durée de rétention de données est de 1 an, il est donc possible de restaurer votre espace Voluntarium à n’importe quel point dans le passé sur l’année écoulée.

Un module Support & Suggestions intégré à Voluntarium permet de contacter le support directement depuis votre panneau d’administration. Si vous n’avez pas accès à votre espace, vous pouvez également utiliser le formulaire de contact.

Oui, des mises à jour fréquentes ajoutent de nouvelles fonctionnalités, améliorent l’expérience utilisateur et corrigent les éventuels bugs signalés.

À chaque mise à jour, vous recevez un email décrivant les dernières nouveautés et corrections.

Voluntarium intègre un système collaboratif où les utilisateurs soumettent et votent pour les futures évolutions, assurant ainsi une amélioration continue adaptée aux besoins réels des utilisateurs.